1- OBJECTIFS
La présente politique a pour but de définir clairement et d’encadrer tout le processus d’évaluation des demandes de dons adressées au conseil municipal en tenant compte des orientations prises aux fils des ans.
2- PRINCIPES
Pour recevoir quelque don que ce soit, tout organisme doit faire une demande écrite au conseil municipal.
Le conseil municipal ne versera aucun don à des individus, des commerces, des entreprises ou des institutions privées.
Le Conseil municipal a la responsabilité d’appliquer cette politique d’une manière juste et équitable pour chaque demande en fonction de ses orientations, et ce, toujours en gardant à l’esprit que la municipalité n’est pas un organisme subventionnaire.
Les dons consentis doivent avoir comme objectif de servir de levier de développement et présenter un intérêt évident pour la communauté de Forestville.
Les dons consentis ne doivent par servir à remettre un montant d’argent pour une cause, la Ville offrira elle-même directement, si elle le désir.
3- BUTS
Alléger le processus de traitement des demandes en permettant au comité responsable de faire un premier tri.
Favoriser une meilleure évaluation des demandes.
Rechercher l’équité dans l’attribution des dons tout en respectant le budget prévu à cette fin.
4- COMITÉ D’ANALYSE
Le conseil municipal nomme un comité d’analyse qui sera composé de :
Le service des loisirs a la responsabilité d’analyser les demandes et de recommander au conseil la recevabilité de celle-ci. C’est le conseil qui a la décision finale.
5- BUDGET ANNUEL
Selon les orientations retenues par les membres du conseil municipal, ce dernier fixe le budget annuel maximum à consacrer à ces demandes potentielles en respectant la capacité de payer des contribuables de Forestville, et ce, dans le but de :
- maximiser le développement culturel, sportif, social et économique de Forestville;
- maintenir les services déjà en place;
- établir sa contribution en respectant sa capacité financière.
Advenant une demande de don non prévue au budget, le comité fera une première analyse pour déterminer son admissibilité en fonction de la présente politique. Après analyse par le comité, si la demande ne correspond pas aux critères retenus, le greffier fera part au demandeur de l’irrecevabilité de sa demande. Dans le cas où la demande est jugée recevable, elle sera portée à l’attention du conseil municipal.
6- DEMANDES DE DON
6.1 Demande écrite
Toute demande de don, pour être soumise à l’étude, doit être lisiblement complétée sur le formulaire apparaissant à l’Annexe 1, disponible au bureau de la coordonnatrice au loisirs.
6.2 Approbation de la demande de don
Le comité d’analyse soumet au conseil municipal les demandes de dons recevables afin que celles-ci soient acceptées par le conseil et approuvées lors d’une séance ordinaire.
7- CRITÈRES D’ÉVALUATION DES DEMANDES
Toute demande de don est analysée selon les critères et système de pointage inscrit à l’annexe 2.
8- CRITÈRES DE RECEVABILITÉ OU D’IRRECEVABILITÉ DES DEMANDES
8.1 Demande ayant reçu plus de 37 points
Toute demande ayant obtenu un total de 37 points et plus est transmise au conseil municipal pour approbation et décision quant au don à faire.
8.2 Demande ayant reçu entre 31 et 37 points
Toute demande ayant obtenu moins de 37 points, mais plus de 30 points et dont la pertinence de la demande est considéré par le comité d’analyse pourra être soumise au conseil municipal pour un don symbolique de 50 $.
8.3 Demande ayant reçu moins de 30 points
Toute demande ayant obtenu moins de 30 points se verra automatiquement rejetée. Elle sera transmise au conseil municipal pour information.
8.4 2e demande dans l’année financière
Si un organisme ayant déjà reçu un don ou une commandite, présente une nouvelle demande à l’intérieur de la même année financière de la Ville (1er janvier au 31 décembre) sera évaluée selon les critères mentionnés à l’article 7 et le total des points sera réduit de 20 % pour tenir compte du don dont a déjà bénéficié l’organisme;
8.5 Suivi des demandes
Dans tous les cas c’est la direction générale qui assure le suivi des demandes.
9. DON ACCORDÉ ET DÉCISION DU CONSEIL
Après analyse du dossier, le comité d’analyse peut proposer au conseil municipal un autre don que celui demandé.
Le conseil municipal est libre de rejeter ou de modifier toute recommandation du comité d’analyse.
10. EXCEPTIONS
Les organismes associés, la Commission des loisirs de Forestville, la Corporation de développement touristique de Forestville et la Société d’Économie et de développement de Forestville (SEDF), ne sont pas soumis à la présente politique.
Politique
Formulaire
